Transfer Update in SPARK

2016 ജൂണ്‍ മാസത്തില്‍ നടന്ന ഹയര്‍സെക്കണ്ടറി ജനറല്‍ ട്രാന്‍സ്ഫറിനോടനുബന്ധിച്ച് നിരവധി അധ്യാപകര്‍ക്ക് ഓഫീസ് മാറ്റം സംഭവിക്കുകയുണ്ടായി. ഇങ്ങനെ സ്ഥാനമാറ്റം സംഭവിച്ചവര്‍ക്ക് ജൂണ്‍മാസത്തെ ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യുന്നതിന് ബുദ്ധിമുട്ടുകള്‍ അനുഭവപ്പെടുന്നതായി അറിയുന്നു. ബില്ലുകള്‍ പ്രോസസ് ചെയ്തു വരുന്നുണ്ടെങ്കിലും താഴെ കാണുന്നതു പോലെ Job Completed with errors എന്ന മെസേജ് ലഭിക്കും. ഇതില്‍ View Errors എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള്‍  AG Slip is Invalid for the current Office/Designation/Pay എന്ന എറര്‍ മെസേജാണ് ലഭിക്കുന്നത്.

 ഈ പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുന്നതിന് താഴെ കൊടുത്ത നടപടികള്‍ സ്വീകരിക്കുക.

1. സ്പാര്‍ക്കില്‍ Salary Matters >> Change in the month >> LPC entry എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക

2. തുടര്‍ന്ന് താഴെ കാണുന്ന വിന്‍ഡോ പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. ഇതില്‍ ആദ്യം ഓഫീസും എംപ്ലോയിയുടെ പേരും സെലക്ട് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ വലതു വശത്ത് അദ്ദേഹത്തിന്‍റെ LPC യുടെ വിവരങ്ങള്‍ പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. ഇതില്‍ ആദ്യത്തെ കോളത്തില്‍ കാണുന്ന LPC Date മാത്രമേ നമ്മള്‍ നല്‍കേണ്ടതുള്ളൂ. LPC Date എന്ന സ്ഥലത്ത് പ്രസ്തുത എംപ്ലോയി ഈ ഓഫീസില്‍ ചേര്‍ന്ന തീയതി മല്‍കിയാല്‍ മതി. അതിന് ശേഷം Confirm ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക

ഇതോടു കൂടി ഈ പ്രശ്നം പരിഹരിക്കപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടായിരിക്കും. എന്നാല്‍ ചില ഘട്ടങ്ങളില്‍ AG Pay Slip - ല്‍ കാണുന്ന ബേസിക് പേയും  Present Salary Details ല്‍ കാണുന്ന ബേസിക് പേയും വ്യത്യാസമുണ്ടായിരിക്കും. ഇങ്ങനെ വ്യത്യാസമുണ്ടെങ്കില്‍ അതും കൂടി സമാനമാക്കിയാല്‍ മാത്രമേ ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയൂ.

AG Pay Slip  ലെ ബേസിക് പേ പരിശോധിക്കുന്നതിന് -  

Salary Matters >> Change in the month >> AG Pay Slip Details എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് വരുന്ന വിന്‍ഡോയില്‍ ഓഫീസും എംപ്ലോയിയുടെ പേരും സെലക്ട് ചെയ്താല്‍ AG Pay Slip ലെ എന്‍ട്രികള്‍ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യും. ഈ ലിസ്റ്റിലെ ഏറ്റവും ആദ്യം കാണുന്ന എന്‍ട്രിയുടെ (ഏറ്റവും അടുത്ത Effective Date ) നേരെ കാണുന്ന Select എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ വലതു വശത്ത് ഈ പേ-സ്ലിപ്പിലെ ബേസിക് പേ ദൃശ്യമാകും. 

Present Salary യിലെ ബേസിക് പേ പരിശോധിക്കുന്നതിന് 

Salary Matters >> Change in the month >>Present Salary എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് വരുന്ന വിന്‍ഡോയില്‍ ഓഫീസും എംപ്ലോയിയുടെ പേരും സെലക്ട് ചെയ്താല്‍ ബേസിക് പേ ദൃശ്യമാകും.

ഇവ രണ്ടും തമ്മില്‍ വ്യത്യാസമുണ്ടെങ്കില്‍ Present Salary Details ല്‍ കാണുന്ന ബേസിക് പേ AG Pay Slip ല്‍ കാണുന്ന ബേസിക് പേയ്ക്ക് തുല്യമാക്കേണ്ടതുണ്ട്. Present Salary സ്ക്രീനില്‍ ബേസിക് പേ എന്ന ഫീല്‍ഡ് എഡിറ്റ് ചെയ്യാന്‍ സാധ്യമല്ല. ആയതുകൊണ്ട് Salary Matters >> Pay Revision 2014 >> Pay Revision Editing എന്ന മെനുവില്‍ പ്രവേശിക്കുക. തുടര്‍ന്ന് വരുന്ന വിന്‍ഡോയില്‍ ഓഫീസും എംപ്ലോയിയുടെ പേരും സെലക്ട് ചെയ്ത് Basic Pay, Last Pay Change Date, Next Increment Date എന്നിവ കൃത്യമായി നല്‍കി Confirm ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക. 

അതിന് ശേഷം വീണ്ടും  Salary Matters >> Change in the month >>Present Salary എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക്ചെയ്ത് ഓഫീസും എംപ്ലോയിയുടെ പേരും സെലക്ട് ചെയ്ത് വെറുതെ Confirm  ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക.  ഇങ്ങിനെ ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആയി വന്ന എല്ലാ എംപ്ലോയികള്‍ക്കും ചെയ്യുക. ഇതോടെ പ്രശ്നം പരിഹരിക്കപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടായിരിക്കും. ഇനി ആദ്യത്തെ ബില്ല് ക്യാന്‍സല്‍ ചെയ്ത് പുതിയ ബില്ല് ജനറേറ്റ് ചെയ്യുക