Income Tax -Duties of DDO

ശമ്പളവിതരണം നടത്തുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥൻ എന്ന നിലയിൽ പ്രധാനാധ്യാപകന് ഇൻകം ടാക്സുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ഏറെ ചുമതലകളുണ്ട് .  ചെറിയ വീഴ്ചകൾക്ക് വലിയ വില നൽകേണ്ടിവരുന്ന സന്ദർഭങ്ങൾ ഏറെയാണ്‌.   കരുതലോടെ കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ട ഈ വിഷയത്തിൽ പ്രധാനാധ്യാപകന്റെ അല്ലെങ്കിൽ ഒരു DDO യുടെ ചുമതലകൾ എന്തൊക്കെയെന്നു നമുക്ക് നോക്കാം.

1.  TAN (Tax Deduction and Collection Account Number) എടുക്കുക - ഓരോ സ്ഥാപനത്തിനും TAN എടുക്കുക എന്നത് ഇതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഒന്നാമത്തെ ചുമതലയാണ്.  ഏതെങ്കിലും Tin Facilitation Center ൽ ഇത് ലഭിക്കുന്നതിനുള്ള അപേക്ഷ Form 49B യിൽ സമർപ്പിക്കാം.  അപേക്ഷ ഫോറത്തിന്റെ മാതൃകയ്ക്കായി ഇതിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക   TAN നമ്പറിന്റെ ആദ്യത്തെ 5 സ്ഥാനങ്ങളിൽ ഇംഗ്ലീഷ് വലിയ അക്ഷരങ്ങളും തുടർന്നു വരുന്ന 4 സ്ഥാനങ്ങളിൽ അക്കങ്ങളും അവസാനത്തേത് ഇംഗ്ലീഷ് അക്ഷരവുമായിരിക്കും.  ഇൻകം ടാക്സ് സംബന്ധമായ എല്ലാ രേഖകളിലും TAN രേഖപ്പെടുത്തണമെന്നത് നിർബന്ധമാണ്‌.   TAN നമ്പർ അനുവദിച്ചു കൊണ്ടുള്ള Tan Allotment Letter ഭദ്രമായി സൂക്ഷിക്കേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്.

2.  TRACES ൽ TAN രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുക.  -  TRACES അല്ലെങ്കിൽ TDS Reconciliation analysis and  Correction Enabling System എന്ന വെബ്‌ സൈറ്റിൽ നിന്നും നമ്മുടെ സ്ഥാപനത്തിന്റെ  TDS സംബന്ധമായുള്ള വിവരങ്ങൾ ലഭിക്കും.  ഇനി മുതൽ ഓരോ സാമ്പത്തികവർഷത്തിനും അവസാനത്തിൽ DDO ശമ്പളത്തിൽ നിന്നും ടാക്സ് കുറയ്ക്കപ്പെട്ട ജീവനക്കാർക്ക് നൽകേണ്ട Form 16 ന്റെ Part A ഈ TRACES ൽ നിന്നും ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്താണ് നല്കേണ്ടത് ഇതിൽ വരുത്തുന്ന വീഴ്ചയും പിഴയ്ക്ക് കാരണമാകും.  TDS ഫയൽ ചെയ്തപ്പോൾ പറ്റിയ തെറ്റുകൾ തിരുത്തുന്നതിനും ഇത് ആവശ്യമാണ്. 

Tracesൽ TAN രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുന്ന രീതി വിവരിക്കുന്ന പോസ്റ്റിനു ഇവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.  

3. ജീവനക്കാരുടെ PAN കാർഡ്‌ -  ടാക്സ് പരിധിയിൽ വന്നേക്കാവുന്ന എല്ലാ ജീവനക്കാരും PAN കാർഡ്‌ എടുത്തിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.  എല്ലാവരുടെയും PAN കാർഡിന്റെ ഒരു കോപ്പി ഫയൽ ചെയ്തു വയ്ക്കുന്നത് നല്ലതാണ്.  TDS Statement ഫയൽ ചെയ്യുമ്പോൾ PAN കാർഡിലെ ഒരു നമ്പർ തെറ്റിപ്പോയാൽ അതും വലിയ പിഴയ്ക്ക് കാരണമാകും.

4. ശമ്പളത്തിൽ നിന്നും ടാക്സ് കുറയ്ക്കുക. - ഓരോ സാമ്പത്തികവർഷത്തിന്റെയും തുടക്കത്തിൽ തന്നെ സ്ഥാപനത്തിലെ എല്ലാ ജീവനക്കാരുടെയും പ്രതീക്ഷിതവരുമാനവും കിഴിവുകളും കണക്കുകൂട്ടി പ്രതീക്ഷിതടാക്സ് കണ്ടെത്തി അതിന്റെ പന്ത്രണ്ടിൽ ഒരു ഭാഗം ഓരോ മാസവും ശമ്പളത്തിൽ നിന്നും കുറയ്ക്കണം.  ടാക്സ് വിഹിതം കുറച്ചതിനു ശേഷമേ ശമ്പളം വിതരണം നടത്താവൂ എന്ന് ഇൻകം ടാക്സ് ആക്ടിന്റെ സെക്ഷൻ 192 നിഷ്കർഷിക്കുന്നു.  ശമ്പളത്തിൽ നിന്നും ടാക്സ് കുറവ് വരുത്തേണ്ട നടപടികൾ പ്രതിപാദിക്കുന്ന ഇൻകം ടാക്സ് ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റ് സർക്കുലർ നമ്പർ  8 -  2013 കേരള ഫിനാൻസ് ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റ്  85 - 2013 നമ്പർ സർക്കുലറിലൂടെ നമുക്ക് ഫോർവേഡ് ചെയ്തിരിക്കുന്നു. Click here for Circular.  

2018 മാർച്ച്‌ മാസത്തെ ബില്ല് തയ്യാറാക്കുന്നതിന് മുമ്പ് തന്നെ ഓരോ ആളുടെയും  2018-19 സാമ്പത്തികവർഷത്തെ ടാക്സ് കണക്കാക്കി ഏപ്രിൽ ആദ്യം കാഷ്  ചെയ്യുന്ന ശമ്പളത്തിൽ തന്നെ കുറയ്ക്കണം.  ടാക്സ് കുറയ്ക്കുന്നതിൽ വീഴ്ച വരുത്തിയാൽ കുറയ്ക്കേണ്ട മാസം മുതൽ കുറച്ച മാസം വരെ ഒരു മാസത്തിന് 1% നിരക്കിൽ DDO പലിശ  അടയ്ക്കേണ്ടി വന്നേക്കാം.  ഈ പലിശ ആ ക്വാർട്ടറിന്റെ TDS ഫയൽ ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പായി അടയ്ക്കണമെന്നും വ്യവസ്ഥയുണ്ട്.   ഇത് കൂടാതെ section 201 പ്രകാരം നടപടികൾക്കും വിധേയമാകാം.

ഏതെങ്കിലും ജീവനക്കാർക്ക് ലഭിച്ച ശമ്പളത്തിലോ കിഴിവുകളിലോ വലിയ വ്യത്യാസം വന്നത് മൂലം ടാക്സിൽ വലിയ മാറ്റമുണ്ടായാൽ തുടർന്നുള്ള മാസങ്ങളിൽ പിടിക്കുന്ന ടാക്സിനു അതിനനുസരിച്ച് മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താം.

സർക്കാർ സ്ഥാപനങ്ങൾ ടാക്സ് ശമ്പളത്തിൽ നിന്നും നേരിട്ട് കുറയ്ക്കുകയാണ് വേണ്ടത്.  അല്ലാതെ ടാക്സ് കൈയിൽ വാങ്ങി ചലാൻ വഴി ബാങ്കിൽ അടയ്ക്കുന്നത് ശരിയല്ല.

5. TDS Statement ഫയൽ ചെയ്യുക. - ശമ്പളത്തിൽ നിന്നും കുറച്ച ടാക്സിന്റെ കണക്കു മൂന്നു മാസം കൂടുന്ന ഓരോ ക്വാർട്ടറിലും 24Q ഇലക്ട്രോണിക്കലായി തയ്യാറാക്കി അപ്‌ലോഡ്‌ ചെയ്യണം.  Income Tax Department ന്റെ RPU സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ഉപയോഗിച്ച് കമ്പ്യൂട്ടറിൽ ഓഫ്‌ ലൈൻ ആയി തയ്യാറാക്കുന്ന fvu file ആണ് Tin Facilitation center വഴി അപ്‌ലോഡ്‌ ചെയ്യുന്നത്.  fvu file തയ്യാറാക്കുന്ന ജോലിയും TIN സെന്ററുകൾ ചെയ്തു തരുന്നുണ്ട്.  ഓരോ TDS Statement ലും വിവരങ്ങൾ കൃത്യമായി ചേർക്കേണ്ടതുണ്ട്.  തെറ്റായ വിവരങ്ങൾ ചേർത്ത് പോയാൽ പിന്നീട്  കറക്ഷൻ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് കൊടുക്കേണ്ടി വരും.  

RPU software ഉപയോഗിച്ച് TDS Statement തയ്യാറാക്കാൻ സഹായകമാവുന്ന പോസ്റ്റിനായി ഇതിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. 

ഗവണ്മെണ്ട് ഓഫീസുകൾക്ക് TDS Quarterly Statement സമർപ്പിക്കാനുള്ള സമയക്രമം ചുവടെ കൊടുക്കുന്നു.

Quarter	Period	Last date to file Statement
Q1	April, May, June	July 31
Q2	July, August, September	October 31
Q3	October, November, December	January 31
Q4	January, February, March	May 15

ഒന്നാമത്തെ ക്വാർട്ടറിൽ ഏപ്രിൽ, മെയ്‌, ജൂണ്‍ മാസങ്ങളിൽ കാഷ്  ചെയ്ത ബില്ലുകളിൽ കുറച്ച ടാക്സ് ആണ് Q1 ൽ കാണിക്കേണ്ടത്.  അത് മിക്കവാറും മാർച്ച്‌, ഏപ്രിൽ, മെയ്‌ മാസങ്ങളിലെ ശമ്പളത്തിൽ നിന്നും കുറച്ച ടാക്സ് ആയിരിക്കും.ചില ക്വാർട്ടറിൽ രണ്ട്  ബില്ലുകളിൽ നിന്ന് മാത്രവും ചില ക്വാർട്ടറിൽ നാല് മാസത്തെ ബില്ലുകളിൽ ടാക്സ് കുറച്ച സന്ദർഭങ്ങളും ഉണ്ടാവാം.

നാലാമത്തെ Quarterly Statement ൽ ടാക്സ് അടച്ച എല്ലാവരുടെയും ആ വർഷത്തെ വരുമാനത്തിന്റെ മുഴുവൻ കണക്കും Form 16 ൽ ഉള്ളത് പോലെ ചേർക്കണം.  ഇത് Annual Return of TDS ആണ്.

6. Form 16ൽ TDS Certificate നൽകൽ -  ഇൻകം ടാക്സ് ആക്ടിലെ സെക്ഷൻ 203 അനുസരിച്ച് DDO ഫോറം 16 ൽ ശമ്പളത്തിൽ നിന്നും ടാക്സ് കുറയ്ക്കപ്പെട്ട എല്ലാ ജീവനക്കാർക്കും TDS Certificate നൽകണം.  ഓരോ സാമ്പത്തിക വർഷത്തെയും TDS Certificate അടുത്ത ജൂലൈ 31 ന് മുമ്പായി നൽകേണ്ടതുണ്ട്.       TDS സർട്ടിഫിക്കറ്റിന്റെ Part A നിർബന്ധമായും  TRACES ൽ നിന്നും ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യണം.  (ഇതിൽ വരുത്തുന്ന വീഴ്ചയും പിഴയ്ക്ക് കാരണമാകും.).   Part B നമ്മൾ നിശ്ചിത ഫോറത്തിൽ തയ്യാറാക്കണം.   ഈ Form 16 അനുസരിച്ചാണ്  ഓരോ വ്യക്തിയും Income Tax Return സമർപ്പിക്കുന്നത്.

7. രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കൽ -  ഇൻകം ടാക്സ് സംബന്ധമായ എല്ലാ രേഖകളും കൃത്യമായി സൂക്ഷിക്കുക എന്നതും വളരെ പ്രധാനമാണ്.