ഒരു കാര്യം ശ്രദ്ധിക്കണം ഏപ്രിൽ മാസത്തെ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യണമെങ്കിൽ സ്പാർക്കിൽ എല്ലാ ജീവനക്കാരുടേയും എല്ലാ ഡാറ്റയും കൃത്യമായി അപ്ഡേറ്റു ചെയ്യണം ആരുടെ വിവരങ്ങളാണ് അപ്ഡേറ്റു ചെയ്യാത്തത് എന്നറിയാൻ ഏപ്രിൽ മാസത്തെ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്തു നോക്കുക അപ്പോൾ താഴെ കാണുന്ന പോലെ ഒരു മെസ്സേജ് ബോക്സ്‌ വരും അതിലെ പെൻ നമ്പർ നോക്കി വിവരങ്ങൾ അപ്ഡേറ്റു ചെയ്യുക.
ഈ മെസ്സേജ് ആണ് വരുന്നതെങ്കില്‍ ജീവനക്കാരുടെ Personal Memoranda യും Contact Details പേജും
പൂര്‍ണ്ണമായും പൂരിപ്പിക്കുക. ഈ പേജുകളിലെ എല്ലാ വിവരങ്ങളും പൂര്‍ണ്ണമായും
പൂരിപ്പിച്ചാല്‍ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കുന്നതാണ്
എയിഡഡ് സ്കൂളുകള്‍ക്ക് ഇവയില്‍ പലതും അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ AEO/DEO ഓഫീസില്‍ നിന്നും Unlock ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്.1. ആദ്യമായി Personal Details അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാം (Service Matters->Personal Details)
Personal memoranda Present service details Contact details
ഈ പേജിലെ മൂന്ന് ടാബുകളിലും കാണുന്ന എല്ലാ വിവരങ്ങളും അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യണം
Personal memorandaa
Present Service Details
Contact Details
2. Probation Declaration
ഈ പേജിലെ Department, District, Office, Designation, With Effect From, Order Number, Order Date എന്നിവ നല്‍കി കണ്‍ഫേം ചെയ്യാം. പ്രബേഷന്‍ ഡിക്ലയര്‍ ചെയ്തപ്പോള്‍ ജോലി ചെയ്തിരുന്ന ഓഫീസ് Limit Offices with keyword എന്ന കോളത്തില്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്ത് വേഗത്തില്‍ കണ്ടു പിടിക്കാം.
3. Training
സര്‍വ്വീസ് ബുക്കില്‍ എന്റര്‍ ചെയ്തിരിക്കുന്ന ട്രെയിനിങുകള്‍ എല്ലാം നിര്‍ബന്ധമായും എന്റര്‍ ചെയ്തിരിക്കണം. ഉദാഹരണമായി എസ് എസ് എ നടത്തുന്ന LP/UP കോഴ്സുകള്‍ Sponsored By: എസ് എസ് എ യും Conducted By : ബി ആര്‍ സി എന്നും രേഖപ്പെടുത്താം.
4 Leave Account
Leave Surrender, HPL/EL എന്നിവ ചേര്‍ക്കുന്നതിനു മുമ്പ് ആവശ്യമുള്ളത്ര ലീവുകള്‍ ജീവനക്കാന്റെ ലീവ് അക്കൗണ്ടില്‍ ഉണ്ടായിരിക്കണം. സ്പാര്‍ക്കില്‍ ഒരു ജീവനക്കാരന്റെ ലീവ് അക്കൗണ്ട് ചേര്‍ക്കുന്നത് എങ്ങനെയാണെന്നു നോക്കാം. ഗവ സ്കൂളുകള്‍ക്ക് ലീവ് എന്ട്രി എളുപ്പത്തില്‍ ചെയ്യാവുന്നതാണ്. എന്നാല്‍ എയിഡഡ് സ്കൂളുകള്‍ക്ക് Leave Application / Leave Surrender Order വഴി മാത്രമേ സാധിക്കുകയുള്ളൂ.
HPL (ഗവ: സ്കൂളുകളുടെ കാര്യത്തില്‍)
ഇതിനായി Service Matters -> Leave -> Leave Account എടുക്കുക. Employee യെ സെലക്ട് ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് HPL ബട്ടണ്‍ സെലക്ട് ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് Enter Opening Balance എന്ന ഓപ്ഷനില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. as on date, No of days ഇവ നല്‍കി Proceed ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഇടതു വശത്ത് ഇപ്പോള്‍ നല്‍കിയ ലീവ് ക്രഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നതു കാണാം. (സര്‍വ്വീസിലെ പഴയ ലീവുകള്‍ ചേര്‍ക്കണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ as on date, ആദ്യം ലീവ് എടുത്ത തിയതിക്ക് മുമ്പുള്ള ഒരു തിയതിയായിരിക്കണം.) Leave Account ല്‍ നല്‍കുന്ന വിവരങ്ങള്‍ തെറ്റിപ്പോയാല്‍ തെറ്റിയതു മാത്രമായി തിരുത്താന്‍ സാധ്യമല്ല. തെറ്റു വന്നാല്‍ Delete All ഓപ്ഷനിലൂടെ മുഴുവന്‍ ലീവ് എന്ട്രിയും ഡിലീറ്റ് ചെയ്ത് വീണ്ടും ലീവ് എന്ട്രി നടത്തുകയാണ് വേണ്ടത്. തുടര്‍ന്ന് നേരത്തെ നല്‍കിയ As on date ന് ശേഷമുള്ള ലീവുകള്‍ ക്രമത്തില്‍ ചേര്‍ക്കാവുന്നതാണ്. ഇതിനായി Salary Matters -> Leave -> Leave Entry (Leave History) എന്ന പേജാണ് എടുക്കേണ്ടത്. Leave Type, From, To തിയതികള്‍, Purpose തുടങ്ങിയവ നല്‍കി Insert ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് സേവ് ചെയ്യുക.
എയിഡഡ് സ്കൂളുകളുടെ കാര്യത്തില്‍ Leave Application പേജ് വഴി മാത്രമേ Leave History യില്‍ ലീവ് ചേര്‍ക്കാന്‍ കഴിയൂ എന്ന് ഓര്‍ക്കുക. ആദ്യമൊക്കെ Leave Historyയില്‍ നേരിട്ട് എന്ട്രി നടത്താന്‍ കഴിയുമായിരുന്നു. എന്നാല്‍ ഇപ്പോള്‍ Leave Historyയില്‍ നേരിട്ട് എന്ടി അനുവദിക്കുന്നില്ല. മാത്രവുമല്ല ലോക്കു ചെയ്തിരിക്കുന്നതിനാല്‍ എന്റര്‍ ചെയ്ത ലീവുകള്‍ തിരുത്താനും പ്രയാസമാണ്. തിരുത്തണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ Unlock ചെയ്തതിനു ശേഷം മാത്രമേ സാധിക്കുകയുള്ളൂ.
EL (ഗവ: സ്കൂളുകളുടെ കാര്യത്തില്‍)
നേരത്തെ പറഞ്ഞതു പോലെ തന്നെയാണ് EL ഉം ചേര്‍ക്കേണ്ടത്. ഇതിനായി Service Matters -> Leave -> Leave Account എടുക്കുക. Employee യെ സെലക്ട് ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് EL ബട്ടണ്‍ സെലക്ട് ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് Enter Opening Balance എന്ന ഓപ്ഷനില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. as on date, No of days ഇവ നല്‍കി Proceed ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഇടതു വശത്ത് ഇപ്പോള്‍ നല്‍കിയ ലീവ് ക്രഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നതു കാണാം. (സര്‍വ്വീസിലെ പഴയ ലീവുകള്‍ ചേര്‍ക്കണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ as on date, ആദ്യം ലീവ് എടുത്ത തിയതിക്ക് മുമ്പുള്ള ഒരു തിയതിയായിരിക്കണം.) Leave Account ല്‍ നല്‍കുന്ന വിവരങ്ങള്‍ തെറ്റിപ്പോയാല്‍ തെറ്റിയതു മാത്രമായി തിരുത്താന്‍ സാധ്യമല്ല. തെറ്റു വന്നാല്‍ Delete All ഓപ്ഷനിലൂടെ മുഴുവന്‍ ലീവ് എന്ട്രിയും ഡിലീറ്റ് ചെയ്ത് വീണ്ടും ലീവ് എന്ട്രി നടത്തുകയാണ് വേണ്ടത്.
തുടര്‍ന്ന് നേരത്തെ നല്‍കിയ As on date ന് ശേഷമുള്ള Earned Leave കള്‍ ക്രമത്തില്‍ ചേര്‍ക്കാവുന്നതാണ്. Service Matters -> Leave -Leave Entry(Leave History) എന്ന പേജാണ് എടുക്കേണ്ടത്. Leave Type, From, To തിയതികള്‍, Purpose തുടങ്ങിയവ നല്‍കി Insert ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് സേവ് ചെയ്യുക. ഇപ്പോഴത്തെ ലീവ് സറണ്ടര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ പ്രസ്തുത ലീവ് Leave Entry പേജിലേക്ക് ഓട്ടോമാറ്റിക്ക് ആയി വരുന്നതാണ്.
എയിഡഡ് സ്കൂളുകളുടെ കാര്യത്തില്‍ Leave Application പേജ് വഴി മാത്രമേ Leave History യില്‍ ലീവ് ചേര്‍ക്കാന്‍ കഴിയൂ എന്ന് ഓര്‍ക്കുക. ആദ്യമൊക്കെ Leave Historyയില്‍ നേരിട്ട് എന്ട്രി നടത്താന്‍ കഴിയുമായിരുന്നു. എന്നാല്‍ ഇപ്പോള്‍ Leave Historyയില്‍ നേരിട്ട് എന്ടി അനുവദിക്കുന്നില്ല. മാത്രവുമല്ല ലോക്കു ചെയ്തിരിക്കുന്നതിനാല്‍ എന്റര്‍ ചെയ്ത ലീവുകള്‍ തിരുത്താനും പ്രയാസമാണ്. തിരുത്തണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ Unlock ചെയ്തതിനു ശേഷം മാത്രമേ സാധിക്കുകയുള്ളൂ.
6. Quarters ഗവണ്‍മെന്റ് ജീവനക്കാര്‍ക്ക് ഗവണ്‍മെന്റ് ക്വാര്‍ട്ടേഴ്സില്‍ താമസിക്കുമ്പോള്‍ അക്കാര്യം സ്പാര്‍ക്കില്‍ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. HRA യ്ക്ക് അര്‍ഹതയില്ലെങ്കില്‍ പ്രസ്തുത കോളത്തില്‍ No എന്നു നല്‍കാന്‍ പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കണം.
7. Service History
ഇവിടെ കൊടുത്തിരിക്കുന്നതാണ് Service History പേജ്. ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട പേജാണ് ഇത്. ഇതു വരെയുള്ള സര്‍വ്വീസുകള്‍ മുഴുവന്‍ ഈ പേജിലാണ് എന്റര്‍ ചെയ്യേണ്ടത്. അതായത് ഒരു ജീവനക്കാരന്റെ Basic Pay മാറ്റം വരുന്ന സന്ദര്‍ഭങ്ങളെല്ലാം ഓരോ പുതിയ എന്‍ട്രിയായി ഈ പേജില്‍ ചേര്‍ത്തിരിക്കണം. Department , District , Office (Limit Offfices by Keyword) , Designation ,Category , Date From , Date To , Basic Pay , Order No. , Order Date , Remarks എന്നീ കോളങ്ങളാണ് പൂരിപ്പിക്കേണ്ടത്. ഒരു ജീവനക്കാരന് പരിഗണിക്കപ്പെട്ടിരിക്കുന്ന സര്‍വ്വിസുകളെല്ലാം ആദ്യം മുതലുള്ളത് ചേര്‍ത്തിരിക്കണം. ഇവിടേയും ഓഫീസിന്റെ പേരുകള്‍ സെര്‍ച്ച് ചെയ്ത് കണ്ടു പിടിക്കാനുള്ള സൗകര്യം ഉണ്ട്. തിയതി നല്‍കുമ്പോള്‍ AN/FN നല്‍കാന്‍ പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കുക. പ്രധാന മാറ്റങ്ങളുടെ കാരണങ്ങള്‍ റിമാര്‍ക്സില്‍ നല്‍കാം. ഉദാ: Normal Increment, Higher Grade... etc...
8.Recruitment ഇവിടെ കൊടുത്തിരിക്കുന്നതാണ് Recruitment പേജ്. ഗവ ജീവനക്കാര്‍ Appointment സംബന്ധമായ കാര്യങ്ങളാണ് ഈ പേജില്‍ ചേര്‍ക്കേണ്ടത്.
പോലീസ് വെരിഫിക്കേഷന്‍ റിപ്പോര്‍ട്ട് ഉണ്ടെങ്കില്‍ മാത്രം ചേര്‍ത്താല്‍ മതി. മാനേജ്മെന്റ് സ്കൂളുകള്‍ക്ക് ചില കോളങ്ങള്‍ ചേര്‍ക്കുന്നതിന് പ്രയാസം അനുഭവപ്പെട്ടേക്കാം. Sl No With in the Memo തുടങ്ങിയവ മാനേജ്മെന്റ് സ്കൂളുകള്‍ക്ക് ചിലപ്പോള്‍ ലഭ്യമായിരിക്കില്ല. നിര്‍ബന്ധമായും പൂരിപ്പിക്കേണ്ട കോളങ്ങളില്‍ അനുയോജ്യമായവ പൂരിപ്പിക്കേണ്ടതാണ്.
9. Family Details കുടുംബാംഗങ്ങളുടെ വിവരങ്ങള്‍ ആണ് ഈ പേജില്‍ ചേര്‍ക്കേണ്ടത്.
10 Previous Qualifying Services സര്‍വ്വീസ് ഹിസ്റ്ററിയില്‍ രേഖപ്പെടുത്താത്ത മറ്റ് സര്‍വീസുകള്‍ ഈ പേജില്‍ രേഖപ്പെടുത്താം.
11. Qualification അംഗീകരിക്കപ്പെട്ടിരിക്കുന്ന എല്ലാ Qualification Details ഉം ഈ പേജില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുക. SSLC മുതലുള്ള പരീക്ഷകളെ സംബന്ധിച്ച കാര്യങ്ങളും രേഖപ്പെടുത്തണം. സര്‍ട്ടിഫിക്കററ് കോഴ്സുകളെ സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങളും ഇവിടെ രേഖപ്പെടുത്തണം.
12. Department Test Passed ടെസ്റ്റ് പാസായതു സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങള്‍ ഈ പേജില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുക.
13. Nominees PF, GPF, LIC, SLI, GIS, Pension തുടങ്ങിയ സ്കീമുകളുടെ നോമിനിമാരെ ഈ പേജില്‍ ചേര്‍ക്കേണ്ടതാണ്. Benefit Name, Nominee name, Nominee address Relation, Invalid on the happening of , Amt portion എന്നീ കോളങ്ങളാണ് പൂരിപ്പിക്കേണ്ടത്. Invalid on the happening of എന്ന കോളത്തില്‍ Till further Nomination Submitted എന്നു നല്‍കാം.
15. Benefit Details BenefitType | Identifying No. | Sum Assured | Subscription | With Effect From | Maturity Date എന്നീ കോളങ്ങളാണ് പൂരിപ്പിക്കേണ്ടത്.
Identifying No. എന്ന കോളത്തില്‍ Benefit ടൈപ്പിന്റെ/സ്കീമിന്റെ Account Number നല്‍കാം.
Sum Assured അറിയില്ലെങ്കില്‍ 0 എന്നു നല്‍കാം.
(Max
size: 12kb. Photo size: 2.5cmx3.5cm or (94 pixel(Width)X 132
Pixel(Hight)Photo
type: JPG. Photo color: Color photo. Note: Photo
should
be scanned with minimum resolution of 150dpi or above.)
Signature
(Max
size: 12kb.Signature size: 3.5cmx1.5cm or (132 pixel(Width)X 57
Pixel(Hight)
Photo type: JPG. Note: Photo should be scanned with
minimum resolution of
150dpi or above)
TIPS FOR PHOTO RESIZING -SPARK PORTAL
How to Upload Photo and Signature in SPARK -VIDEO
SPARK FORM NO .5
SPARK ALL FORMS
