താത്കാലിക ജീവനക്കാർക്ക് SPARK ID ക്രീയേറ്റ് ചെയിതു സാലറി പ്രോസസ്സ് ചെയുന്ന വിധം
ഇപ്പോൾ കേരള ഫിനാന്സ് ഡിപ്പാര്ട്ട്മെന്റിന്റെ GO(P) No.82/2019 FIN dated 30/09/2019 എന്ന ഉത്തരവ് പ്രകാരം (ഉത്തരവ് കാണാൻ ഇവിടെ ക്ലിക് ചെയുക ) എമ്പ്ലോയെമെന്റ് ജീവനക്കാരുടെയും, താത്കാലിക ജീവനക്കാരുടെ യും, ദിവസ വേതനാടിസ്ഥാനത്തില് ജോലി ചെയ്യുന്ന ജീവനക്കാരുടെയും ബിൽ Temporary Employees Registration നടത്തി അപ്പ്രൂവൽ ആയതിനു ശേഷം ക്ലയിം എൻട്രി നടത്തി വേണം ബിൽ എടുക്കേണ്ടത് .
Register for SPARK ID
Accounts-Employees with SPARK ID –Register for SPARK ID
എന്ന ഓപ്ഷനിൽ ക്ലിക് ചെയുക .
താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഉള്ള ഒരു പേജിലേക്കാണ് പോകുക
ഇടതു സൈഡിൽ Department,Office എന്നിവ കോമ്പോ ബോക്സില്‍ നിന്നും സെലക്ട് ചെയിതു കൊടുക്കുക .
വലതു സൈഡിൽ കാണുന്ന ബോക്സിൽ എല്ലാ ബോക്സ് കളും നിർബന്ധമായി ഫിൽ ചെയേണ്ടതാണ് .
അതിൽ ഒന്നാമതായി
1.Name : ജീവനക്കാരന്‍റെ പേര് ആധാര്‍ കാര്‍ഡിലുള്ളത് പോലെയാണ് നല്‍കേണ്ടത്.
2 .WorkPlace (Enabled for WCD dept) ഓട്ടോമാറ്റിക് ആയി വരും
3 .Contract Effective From:-ഇവിടെ എന്ന് മുതൽ എന്ന് വരെ എന്നുള്ളത് കൊടുക്കുക .
4.Designation : കോമ്പോ ബോക്സില്‍ നിന്നും സെലക്ട് ചെയ്യുക.
5.Date of Birth : ആധാറിലുള്ളത് തന്നെ നല്‍കുക
6.Gender : സെലക്ട് ചെയ്യുക.
7.Aadhaar No Number : ഒരു കാരണവശാലും തെറ്റരുത്. കാരണം ഇത് ആധാര്‍ ഡാറ്റാ ബോസുമായി ബന്ധിപ്പിച്ചിട്ടുണ്ട്.
8.Mobile No, 9.Email ID, 10.Address എന്നിവ പൂരിപ്പിക്കുക.
11.Bank : ജീവനക്കാരന് ഏത് ബാങ്കിലാണ് അക്കൗണ്ട് എന്നത് കോമ്പോ ബോക്സില്‍ നിന്നും സെലക്ട് ചെയ്യുക.
12.Branch : കോമ്പോ ബോക്സില്‍ നിന്നും സെലക്ട് ചെയ്യുക.
13.Account No : ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് നമ്പര്‍ എന്‍റര്‍ ചെയ്യുക.
14.Sanction G.O. No.:ജീവനക്കാരനെ ഈ പോസ്റ്റിലേക്ക് നിയമിക്കാൻ അനുമതി നൽകിയ സർക്കാർ ഉത്തരവ് നമ്പർ കൊടുക്കുക
15.G.O. Date:- ഈ ഉത്തരവിന്റെ തീയതി
16.Upload G.O. (pdf only) :- ഈ ഉത്തരവിന്റെ പകർപ്പ് കുടി PDF ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയേണ്ടതുണ്ട് .അതിനായി കമ്പ്യൂട്ടറിൽ ഈ ഓർഡർ സേവ് ചെയുക .Choose file എന്ന ഓപ്ഷൻ ക്ലിക് ചെയിതു അപ്‌ലോഡ് ചെയാം
17.Upload Posting Order (pdf only): ജീവനക്കാരനെ ഈ പോസ്റ്റിലേക്ക് നിയമിക്കാൻ അനുമതി നൽകിയ സർക്കാർ ഉത്തരവ് നമ്പർ പ്രകാരം പോസ്റ്റ് ചെയ്ത ഓഫീസ് മേലധികാരിയുടെ പോസ്റ്റിങ്ങ് ഓർഡർ
(NB. അപ്‌ലോഡ് ചെയുന്ന ഉത്തരവുകൾ ശരിയായ ഉത്തരവുകൾ അല്ലെങ്കിൽ അപ്പ്രൂവൽ ലഭിക്കില്ല )
ഇത്രയും വിവരങ്ങള്‍ എന്‍റര്‍ ചെയ്ത് കഴിഞ്ഞാല്‍ ഫോമിന് താഴെ കാണുന്ന Verify Aadhaar എന്ന ബട്ടണില്‍ അമര്‍ത്തുക. ആധാര്‍ നമ്പരിലോ പേരിലോ ജനന തിയതിയിലോ തെറ്റുണ്ടെങ്കില്‍ ആ വിവരം കാണിച്ചുകൊണ്ടുള്ള മെസേജ് ബോക്സ് പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. വിവരങ്ങള്‍ കൃത്യമാക്കി വീണ്ടും ശ്രമിക്കുക. എല്ലാം കൃത്യമാണെങ്കില്‍ താഴെ കാണുന്ന മെസേജ് ലഭിക്കും.
ആധാർ നമ്പർ വെരിഫിക്കേഷൻ പൂർത്തിയായാൽ Forward for approval എന്ന ഓപ്ഷനിൽ ക്ലിക് ചെയ്താൽ ഫിനാൻസിലേക്ക് അപ്പ്രൂവലിനു പോകും .ഫിനാൻസ് ഡിപ്പാർട്മെന്റ് പരിശോധിച്ചു എലിജിബിൾ ആണെകിൽ അപ്പ്രൂവൽ നൽകും .ഇതിനു ഏകദേശം രണ്ടുആഴ്ച വരെ എടുക്കാറുണ്ട്
അപ്പ്രൂവൽ റീജെക്ട ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ എന്ന് പരിശോദിക്കുന്നതിനായി Accounts-Employees with SPARK ID–Rejected Cases during a period എന്ന ഓപ്ഷൻ സെലക്ട് ചെയുക
ഈ ഓപ്ഷനിൽ ക്ലിക് ചെയുക
താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഉള്ള ഒരു പേജിലേക്കാണ് പോകുക
ഇവിടെ കോമ്പോ ബോക്സ്കൾ സെലക്ട് ചെയുക .GO പറയുക reject ആയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ താഴെ ഡീറ്റെയിൽസ് കാണാവുന്നതാണ്
അപ്പ്രൂവൽ ലഭിച്ചോ എന്ന് പരിശോദിക്കുന്നതിനായി Accounts-Employees with SPARK ID–List of Employees with SPARK ID എന്ന ഓപ്ഷൻ സെലക്ട് ചെയുക
ഈ ഓപ്ഷനിൽ ക്ലിക് ചെയുക
താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഉള്ള ഒരു പേജിലേക്കാണ് പോകുക
ഇവിടെ കോമ്പോ ബോക്സ്കൾ സെലക്ട് ചെയുക.അപ്പ്രൂവൽ ആയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ temporary employees ലിസ്റ്റ് വ്യൂ ചെയ്യുന്നതാണ് .
അപ്രൂവൽ ലഭിച്ചു കഴിഞ്ഞാൽ ക്ലെയിം എൻട്രി വഴി ബിൽ തയാറാക്കുക .തുക കണക്കാക്കി വേണം ഇവിടെ എന്റർ ചെയ്യാൻ .ഓട്ടോമാറ്റിക് ആയി വരില്ല
ബിൽ ചെയ്യുന്നതിനായി
Accounts-Claim Entry-Regular Employees
ഈ ഓപ്ഷനിൽ ക്ലിക് ചെയുക
താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഉള്ള ഒരു പേജിലേക്കാണ് പോകുക
ഇതില്‍ Deparment,Office,Name of Treasury എന്നിവ കോമ്പോ ബോക്സില്‍ നിന്നും സെലക്ട് ചെയ്യുക
Nature of Claim എന്നതിന് നേരെ കോമ്പോ ബോക്സില്‍ നിന്നും Pay and Allowances for Temporary Employees എന്ന് സെലക്ട് ചെയ്യുക.
Name of Treasury, Department, Office, DDO Code എന്നിവ സ്വമേധയാ ഫില്‍ ചെയ്യപ്പെടും.
Period of Bill : ഇവിടെയാണ് ഏത് മാസത്തെ ബില്ലാണ് തയ്യാറാക്കുന്നത് എന്നത് നല്‍കേണ്ടത്. ആദ്യത്തെ ബോക്സില്‍ മാസത്തിന്റെ ആദ്യത്തെ തിയതി നല്‍കുക അത് എന്‍റര്‍ ചെയ്തു കഴിഞ്ഞാല്‍ ആ മാസത്തിന്റെ അവസാനത്തെ ദിവസം രണ്ടാമത്തെ ബോക്സില്‍ സ്വമേധയാ വന്നുകൊള്ളും.
അതിന് ശേഷം Expenditure Head of Account എന്നതിന് നേരെ കോമ്പോ ബോക്സില്‍ ശരി ആയ Head of Account നിന്നും സെലക്ട് ചെയ്യുക.
ഇത്രയും സെലക്ട് ചെയിതു കഴിഞ്ഞാൽ വിന്‍ഡോയുടെ താഴെ കാണുന്ന നീണ്ട നിരയിലാണ് നാം ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പള വിവരങ്ങള്‍ ചേര്‍ക്കേണ്ടത്. ഇത് ചെയ്യുന്നതിന്ന മുമ്പായി ഓരോരുത്തരുടെയും ഈ മാസത്തെ ശമ്പളം നേരത്തെ കണക്കാക്കിയിരിക്കുണം.ഈ നിരയിലെ Empcd എന്ന കോളത്തില്‍ ലഭ്യമായ കോമ്പോ ബോക്സില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ നാം നേരത്തെ രജിസ്റ്റര്‍ ചെയ്ത ജീവനക്കാരുടെ പേര് ദൃശ്യമാകും. ഇതില്‍ നിന്ന് ജീവനക്കാരെ സെലക്ട് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ അവരുടെ പേര്, ഉദ്യോഗപ്പര്, ബാങ്ക് വിവരങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയവ ദൃശ്യമാകും. ഇതില്‍ Month, Year എന്നീ കോളങ്ങളില്‍ ബില്ല് ഏത് മാസത്തെതെന്നും ഏത് വര്‍ഷത്തെതെന്നും നല്‍കുക. Sanction Order നമ്പര്‍ , Sanction Order Date എന്നിവ നല്‍കുക.പിന്നീട് കാണുന്ന Income Tax, EPF(Employee Contribution), EPF(Employer Contribution), Pro.Tax എന്നിവ ബാധകമാണെങ്കില്‍ മാത്രം ഫില്‍ ചെയ്യുക.അടുത്തതായി കാണുന്ന Net Amount Payable എന്ന കോളത്തിലാണ് ഈ ജീവനക്കാരന് ഈ മാസം നല്‍കേണ്ടുന്ന ശമ്പളത്തിന്‍റെ തുക നല്‍കേണ്ടത്. ഇത് നല്‍കിയതിന് ശേഷം അവസാനം കാണുന്ന Insert എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
ക്ലെയിം എൻട്രി നടത്തി കഴിഞ്ഞാൽ അടുത്തായി
Accounts-Claim Approval
ആണ് ചെയേണ്ടത് .അതിനായി Accounts-Claim Approval എന്ന ഓപ്ഷനിൽ ക്ലിക് ചെയുക
താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഉള്ള ഒരു പേജിലേക്കാണ് പോകുക
അപ്പോള്‍ ക്ലയിം അപ്രൂവല്‍ സ്ക്രീനില്‍ നേരത്തെ ക്രിയേറ്റ് ചെയ്ത ക്ലയിം ലിസ്റ്റ് ചെയ്യപ്പെടും. അതിന് ഇടത് വശത്തുള്ള Select എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
അപ്പോള്‍ ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പള വിവരങ്ങള്‍ അടങ്ങിയ ലിസ്റ്റ് കാണപ്പെടും. അതിന് താഴെ Approve, Reject എന്നിങ്ങനെ രണ്ട് ബട്ടണുകള്‍ കാണാം. അതിലെ Approve എന്ന ബട്ടണില്‍ അമര്‍ത്തുക
അടുത്തതായി Make Bill from Approved Claims.ആണ് ചെയേണ്ടത് .അതിനായി Accounts-Bill -Make bill from Approved Claims
എന്ന ഓപ്ഷൻ ക്ലിക് ചെയുക
-താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഉള്ള ഒരു പേജിലേക്കാണ് പോകുക
ഇടതു വശത്ത് DDO Code, Nature of Claim എന്നിവ സെലക്ട് ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് നാം അപ്രൂവ് ചെയ്ത് ക്ലയിം ലിസ്റ്റ് ചെയ്യും. അതിന്‍റെ ഇടതു വശത്തുള്ള Select എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ജീവനാക്കാരുടെ ലിസ്റ്റ് കാണപ്പെടും. അതിന് താഴെ കാണുന്ന Make Bill എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. .
തുടര്‍ന്ന് ബില്ല് ജനറേറ്റ് ചെയ്ത കണ്‍ഫര്‍മേഷന്‍ മെസേജ് ലഭിക്കും. ഇതില്‍ ബില്‍ നമ്പരും രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കും.make bill ക്ലിക് കൺഫേം ആയി കഴിഞ്ഞാൽ താഴെ Print എന്ന ഒരു ബട്ടണ്‍ കൂടി കാണാൻ കഴിയും . അതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ ബില്ലിന്‍റെ പ്രിന്‍റ് എടുക്കാം .
അടുത്ത നടപടി E-Submission of Bill എന്നുള്ളതാണ് അതിനായി Accounts-Bills-E_Submit Bill എന്ന ഓപ്ഷൻ ക്ലിക് ചെയുക
Accounts-Bills-E_Submit Bill
താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഉള്ള ഒരു പേജിലേക്കാണ് പോകുക
ജനറേറ്റ് ചെയ്യപ്പെട്ട ബില്ല് കാണാം. അതിന്‍റ് വലതു വശത്തുള്ള Select എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ വലതു വശത്തായി ബില്ലിന്‍റെ ഡീറ്റയില്‍സ് കാണാം. അതു തന്നെയാണ് നമ്മള്‍ ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യാനുദ്ദേശിക്കുന്ന ബില്ല് എന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തിയതിന് ശേഷം മാത്രം താഴെ കാണുന്ന Approve and Submit എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക..E submit ചെയ്യണമെങ്കിൽ DSC (Digital signature) കമ്പ്യൂട്ടറിൽ കണക്ട് ചെയ്തിരിക്കണം .DSC ടോക്കൺ പാസ്സ്‌വേർഡ്‌ കൊടുത്തു സബ്മിറ്റ് ചെയ്യാവുന്നതാണ് .
Cancel Processed Bill
ബില്ലിൽ തെറ്റു ഉണ്ടെങ്കിൽ ട്രഷറിയില്‍ ഇ-സബ്മിഷന്‍ നടത്തി കഴിഞ്ഞാൽ ട്രഷറിയില്‍ പറഞ്ഞു ക്യാൻസൽ ചെയേണ്ടതുണ്ട്.ട്രഷറിയില്‍ഒബ്ജക്റ്റ് ആണ് ചെയുക .ഒബ്ജക്റ്റ് ആയോ എന്ന് പരിശോധിക്കുന്നതിനായി Accounts-Bills-View prepared contingent claims എന്ന ഓപ്ഷനിൽ പരിശോധിക്കാവുന്നതാണ് .അവിടെ സ്റ്റാറ്റസ് rejected ആണ് കാണിക്കുന്നത് എങ്കിൽ Accounts >> Bills >> Cancel Bill എന്ന മെനുവില്‍ പ്രവേശിക്കുക. അപ്പോള്‍ നാം ജനറേറ്റ് ചെയ്ത ബില്ലിന് നേരെ ടിക് രേഖപ്പെടുത്തി Cancel ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തിയാല്‍ മതി.അതിന് ശേഷം Claim Entry യുെ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാം. ഇതിന് Accounts മെനുവില്‍ Claim Entry എന്ന സബ് മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അതില്‍ നാം ജനറേറ്റ് ചെയ്ത ക്ലെയിം എന്‍ട്രി ലിസ്റ്റ് ചെയ്തിരിക്കും. ഇതിന് നേരെയുള്ള Select ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ ക്ലയിം എന്‍ട്രി ജീവനക്കാരുടെ ലിസ്റ്റ് കാണപ്പെടും. ഈ വിന്‍ഡോ ഏറ്റവും താഴേക്ക് സ്ക്രോള്‍ ചെയ്താല്‍ അവിടെ Delete Claim എന്ന ബട്ടണ്‍ കാണാം. ഇതില്‍ അമര്‍ത്തിയാല്‍ ഈ ക്ലെയിം എന്‍ട്രി ഡിലീറ്റ് ചെയ്യപ്പെടും
Terminate Temporary Employees
താല്ക്കാലിക ജീവനക്കാരുടെ കാലാവധി പൂർത്തി ആയി കഴിഞ്ഞാൽ terminate ചെയേണ്ടതുണ്ട് .ഒരു മാസത്തിന്റെ പകുതി വച്ചാണ് ടെർമിനേഷൻ എങ്കിൽ ആ മാസത്തെ സാലറി നൽകിയതിന് ശേഷം മാത്രമേ terminate ചെയ്യാൻ പാടുള്ളു .terminate ചെയ്യുന്നതിന് ആയി
Accounts-Temporary Employees-Terminate Temporary Employees എന്ന ഓപ്ഷൻ ക്ലിക് ചെയുക
താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഉള്ള ഒരു പേജിലേക്കാണ് പോകുക
ഇവിടെ കാണുന്ന കോമ്പോ ബോക്സ്കൾ സെലക്ട് ചെയുക
ജീവനക്കാരനെ വിവരങ്ങൾ കാണാൻ കഴിയും .Terminate Date എന്ന ബോക്സിൽ തീയതി കൊടുത്തു Terminate ചെയുക
